Que vous ayez été chargé de prendre des notes pour un comité ou que vous ayez été nommé Secrétaire du Conseil d`administration de votre organisation, la préparation des minutes de réunion ne doit pas être une tâche ardu. Voici quelques conseils et des idées qui vous aideront à commencer avec l`écriture et la préparation des minutes de réunion efficaces. Un format de rapport de réunion de base doit inclure les éléments suivants: quelques types de rapports de réunion sont les suivantes: Si votre réunion ne suit pas les procédures formelles, et que vos minutes ne nécessitent pas beaucoup de détails, ce modèle de procès-verbal de réunion informelle vous donne les bases. Avoir un contour simple à suivre est plus organisé que d`écrire simplement une page de notes, et ce modèle peut être élargi ou raccourci en fonction de vos besoins. Avant de commencer à prendre des notes, il est important de comprendre le type d`informations que vous devez enregistrer lors de la réunion. Comme indiqué précédemment, votre organisation peut avoir le contenu requis et un format spécifique que vous devrez suivre, mais généralement, les minutes de réunion comprennent généralement ce qui suit: vous ne devriez pas être intimidé par le terme “minutes” car il est en fait un peu trompeur . Après tout, votre Comité ou Conseil ne veut pas ou n`a pas besoin d`un dossier de ses délibérations minute par minute! Mais il est important de saisir l`essence de la réunion, y compris des détails tels que: si l`objectif d`une réunion est de prendre des décisions politiques qui touchent une grande organisation ou de simplement assigner des responsabilités aux membres du personnel, ayant concis et organisé le procès-verbal de réunion est important. Le procès-verbal sert de registre des motions qui ont été adoptées et comme un rappel de qui possède certaines tâches. Prendre des minutes pendant une réunion peut sembler accablant, mais suivre ces directives peut aider le processus à se dérouler en douceur. Ce modèle gratuit pour les minutes de réunion du Conseil vous permet de suivre les membres du Conseil d`administration qui étaient présents pour s`assurer que le quorum est respecté. Et le plan permet de créer facilement un dossier détaillé des commentaires, des rapports, des points de l`ordre du jour et des votes. Des espaces pour les signatures sont inclus afin que le Président du Conseil puisse approuver le procès-verbal.

Si vous préférez utiliser Microsoft Word Online, vous pouvez accéder à plusieurs modèles de minutes de réunion différents à partir du site Web de Microsoft Office.